دوازدهمین رویداد اجایل کافه گپ
The 12th Agile Cafe Gap Event
تیمسازی در سازمان سنتی، ساختار کاری یک تیم ریموت، ارزیابی عملکرد اسکراممستر
تاریخ: ۱۴ آذر ۱۴۰۴
مکان برگزاری: حضوری در کافه فرین
تعداد شرکتکنندگان: 7 نفر
دوازدهمین رویداد اجایلکافهگپ با حضور غزل غفاریان، مینا مزیدی، حمید مفاخری، مهناز خالقنظری، عاطفه بنایی، پدرام کشاورزی و علی سخایی برگزار شد.
خلاصه موضوعات رویداد
در این جلسه ابتدا درباره چالشهای تیمسازی به خصوص در سازمانهای سنتی صحبت کردیم و اینکه چطور در یک فضای کاری با قوانین سنتی میتوان همچنان یک تیم کراس فانکشنال و موثر ساخت و عملکرد تیم را از منظر کیفی به مدیران گزارش داد. و بعد از موضوعات مرتبط با تیم سازی به تفاوت فرهنگ کاری و شیوه تسهیلگری در تیمهای ریموت و حضوری پرداختیم. و آخرین موضوع هم مرتبط با معیارهای خودارزیابی اسکراممستر بود.
بخش اول — همکاری تیمی و تیم کراسفانکشنال در سازمان سنتی
● چالش اصلی: فرهنگ سنتی = تاخیر در تغییر
در یک سازمان سنتی، فرهنگ کاری غالب با چابکی همراستا نیست. تغییر فرهنگی در چنین سازمانی دو برابر زمانی طول میکشد که تیمها از ابتدا با فرهنگ چابک رشد کرده باشند.
● تجربیات مطرح شده برای شروع تیم سازی در همچین شرکتی
شرکتکنندگان تأکید کردند بهترین نقطه شروع، اجرای چابکی در مقیاس کوچک با دو تیم است:
تشکیل دو تیم کراسفانکشنال واقعی
ایجاد استقلال بیشتر در تصمیمگیری داخل همان تیمها برای موضوعات درون تیمی
ارائه خروجی قابل مشاهده (Increment) به مدیران بهعنوان «نمونه موفقیت»
پرهیز از درگیر کردن مدیریت در تصمیمات جزئی:
برای هر چیز از مدیران نظر نخواهیم؛ تصمیمات داخلی تیم باید داخل تیم گرفته شود.
هدف این است که مدیران با دیدن خروجی واقعی، بهجای مقاومت خودشان به مرور حامی تغییر شوند.
بخش دوم — ساختار کاری تیم ریموت: فرهنگ متفاوت از حضوری یا هیبرید
در جلسه گفته شد که تیم حضوری فرهنگ ارتباطی و حل مسئله کاملاً مستقیم دارد. تیم هیبرید نیازمند قواعد ارتباطی روشنتری است و تیم ریموت فرهنگی کاملاً متفاوت و پیچیدهتر دارد و نیازمند ابزار و روشهای مخصوص است.
چالش خاصی که در این زمینه مطرح شد این بود که اگر اسکراممستری ریموت است ولی تیم حضوری در کنار هم چطور میشود چهارچوب اسکرام را در تیم پیاده سازی کرد و با تیم تعامل سازنده داشت؟
این موضوع بهعنوان یکی از سختترین حالتها مطرح شد
“وقتی اسکراممستر ریموت است اما باقی تیم کنار هماند، کار بسیار سخت میشود؛ در بسیاری سازمانها نزدیک به نشدنی است.”
دلایل مطرح شده برای جمله بالا:
از دست رفتن لحظات غیررسمی (informal signals)
دشواری در سنجش حال تیم و انگیزهها
وابستگی بیشتر به ابزارها برای ارتباط
دشواری فالو کردن جلسات تیم
در ادامه راهکارهای عملی که دوستان بر حسب تجربههای خود برای تیمهای فول ریموت مطرح کردند:
چکاین فردی منظم (۱:۱ کوتاه، حتی هفتهای ۱۵ دقیقه)
سنجش وضعیت روحی با ابزارهایی مثل Happy Management یا دادههای احساسی
ایجاد «قواعد ارتباطی» برای تیم برای جلوگیری از سوء تفاهم و پاسخ گویی سریع تر اعضا
مستندسازی واضح تصمیمات
توجه ویژه به نشانههای فرسودگی، انزوا یا قطع مشارکت
بخش سوم — ارزیابی عملکرد اسکراممستر از نگاه خودش
سؤال پایه: « در شرایط که اسکراممستر در یک مجموعه تنهاست و فیدبکی دریافت نمیکند چطور خودش آگاهانه خودش را ارزیابی کند؟»
آقای کشاورزی در این مورد گفتند بهتر است اسکراممستر ابتدا برای خودش تعریف کند که «effectiveness» یعنی چی و سپس براساس همان معیارها و اینکه تیم چقدر به ایت معیارها دست یافته خودش را بسنجند.
یک مثال مطرح شد:
اگر اسکرام مستر حال خوب تیم + تحقق هدف اسپرینت و رساندن خروجی در هر اسپرینت را شاخص اثرگذاری قرار دهد. نیاز است هر اسپرینت موارد زیر را بسنجد و بر اساس اینکه به چند درصد این معیارها دست یافته اند برای خودش نقشه مسیر بهبود بنویسد.
معیارهای مورد سنجش:
سلامت تیم (Team Health)
روحیه (احساس اعضا بعد از اسپرینت چگونه بود)
تعامل سالم
احساس امنیت
مشارکت افراد
کاهش تنشها
نتایج تیم (Delivery Health)
تحقق هدف اسپرینت (تیم چقدر به هدف نزدیک شد)
کامل شدن آیتمها در تایمباکس
کیفیت خروجی (چه مشکلهایی حل شد)
رضایت ذی نفع از خروجی
جمعبندی رویداد
این رویداد روی یک نکته کلیدی دست گذاشت:
در سازمان سنتی، چابکی از مسیر فرهنگسازی تدریجی و ارائه خروجی واقعی بهتر آغاز میشود؛ نه از مسیر درخواستهای تئوریک از مدیریت.
ساخت تیمهای کوچک کراسفانکشنال، تصمیمگیری مستقل، و گزارشدهی کیفی رو میتوان پایه حرکت به سمت چابکی در نظر گرفت.
در کنار آن، تیمهای ریموت نیازمند ابزارها، ارتباطات و ساختار فرهنگی متفاوتاند.
و در نهایت هر اسکراممستر باید براساس تعریف خودش از «تیم مؤثر»، عملکرد خود را ارزیابی کند.
 |
|