چابکی در بستن قرارداد چه شکل و شمایلی می‌گیرد؟با پدرام کشاورزی

در این قسمت به معرفی انواع و اقسام قراردادهای چابک می‌پردازیم

اجرا: پدرام کشاورزی، اجایل کوچ و اسکرام مستر

تدوین: پانته‌آ شهریاری

خلاصه متن اپیزود

سلام به همگی. من پدرام کشاورزی هستم، اجایل کوچ و اسکرام مستر. در این اپیزود می‌خواهم در مورد قراردادهای چابک صحبت کنم. اوایلی که پادکست را راه انداختم، سوالی در کامنت‌ها گذاشته شده بود که خیلی ذهنم را درگیر خودش کرد و تا الان هم خیلی دوست داشتم به نوعی در اپیزودها به آن بپردازم. حالا آن سوال چه بود؟

اگر تیم و سازمان ما اجایل یا چابک بود و اسکرام هم به خوبی پیاده‌سازی شده بود، چگونه قراردادی چابک با کارفرماها و افراد بیرون سازمان ببندیم؟

بالفرض که ما اجایل را راه انداختیم و اسکرام را هم تا حد خوبی کار کردیم و یاد گرفتیم، اما با قراردادهایی که با همان رویکرد مدیریت پروژه سنتی بسته می‌شود، چه کار باید بکنیم؟ این سوال برای خود من هم جدید و پر اهمیت بود. پر اهمیت از این نظر که یکی از چالش‌های واقعی ما این است که وقتی می‌خواهیم چابک فکر کنیم و بر اساس آن پیش برویم، خوب یا بد، افراد یا گروه‌های دیگری هستند که ما با آن‌ها در ارتباطیم و همزمان با ما تغییر نمی‌کنند و همان حالت پیش‌فرض یا قبلی خودشان را دارند.

مثلاً ما الان اسکرام را خوب یاد گرفتیم و اجرا می‌کنیم، اما این دستخوش تغییر نمی‌شود. یا بگذارید دقیق‌تر بپرسم: به نظرتان چه چیزی می‌تواند این روند را به هم بریزد؟ احتمالاً مایندستی که در ذهن ذینفعان (Stakeholders) وجود دارد. حالا اگر هنوز آن‌ها با همان طرز فکر قبلی با ما رفتار کنند، ناخودآگاه روش کار ما هم تحت تأثیر انتظار آن‌ها قرار می‌گیرد. ما که نمی‌توانیم یک جور کار کنیم ولی آن‌ها انتظار دیگری داشته باشند و اینجا به تعارض (Conflict) می‌خوریم و داستان‌های دیگر پیش می‌آید.

حالا اگر ذینفعان را به دو دسته تقسیم کنیم: داخلی و خارجی. در این اپیزود می‌خواهیم تمرکزمان را روی ذینفعان خارجی یا به طور خاص‌تر کارفرماهایی که قرار است با آن‌ها قرارداد ببندیم، بگذاریم.

در مدیریت سنتی چطور قرارداد می‌بندیم؟

در مدل سنتی این‌طور بود که همه نیازمندی‌هایشان را می‌نوشتند و به تیمی که قرار بود پروژه را اجرا کند، می‌دادند تا در ازای یک تاریخ، چیزی تحویل بگیرند به عنوان Deadline. حالا اگر بعد از آن تاریخ تیم پروژه را تحویل می‌داد، جریمه می‌خواست.

این مدل برای پروژه‌هایی که از جنس دشوار (Complicated) هستند، مناسب است. خاطرتان هست که من در اپیزود ۲۴ در مورد کانوین صحبت کردم و گفتم که انواع و اقسام کارها و پروژه‌ها را می‌توانیم به چه دسته‌هایی تقسیم کنیم و برخورد با هر کدام از آن‌ها باید چگونه باشد. تمرکز ما در اجرای اسکرام روی پروژه‌های پیچیده است. پس این موردی که داریم بررسی می‌کنیم، با این مدل پروژه‌ها می‌خواهیم بررسی کنیم و چالش‌هایش را در نظر بگیریم. با آن مدلی که دشوار یا Complicated بود و به دردش می‌خورد، کاری نداریم.

اگر در پروژه‌های پیچیده با مدل مدیریت پروژه سنتی قرارداد ببندیم چه اتفاقی می‌افتد؟

حالا فرض کنید که نیازمندی‌ها نوشته شده و به تیم داده شده و گفته‌اند که ما یک Deadline می‌خواهیم و جنس پروژه هم پیچیده و مبهم است. حالا چه چالش‌هایی دارد؟ اولیش این است که معمولاً نیازمندی‌ها آنقدر که باید شفاف نیستند. دومیش این است که از کجا معلوم تا وقتی که پروژه تحویل داده شود، نیازمندی‌ها هم به قوت خود باقی بمانند؟ مثلاً کارفرما نخواهد بگوید که به خاطر تغییر نیاز مشتریان، می‌خواهیم این را عوض کنیم. سوم اینکه از کجا معلوم ما درست فهمیده باشیم که نیازمندی‌ها را متوجه شدیم و دقیقاً همان چیزی است که کارفرما می‌خواهد. چهارم اینکه معمولاً وقتی که می‌رویم توی دل پروژه، می‌فهمیم که چقدر پیچیدگی دارد و چه داستان‌هایی دارد.

همه این موارد را که کنار هم بگذاریم، به این نتیجه می‌رسیم که این تاریخی که به عنوان Deadline در نظر گرفته‌ایم، به قولی چرت محض است یا دست نیافتنی است و بیشتر حالت دل‌خوش‌کنک دارد. دو طرف هم می‌دانند که این قرار نیست برآورده شود.

چرا مدل قرارداد مدیریت پروژه‌های سنتی کماکان در پروژه‌های چابک ماندگار است؟

اما این خوبی‌هایی داشته که تا الان با ما بوده. اصلی‌ترینش چیست؟ اصلی‌ترینش از نظر من این است که آن عدم قطعیتی که قراردادهای چابک دارند، این ندارد. چطور؟ از همان ابتدا کارفرما می‌داند که چه هزینه‌ای را باید پرداخت کند و هزینه نهایی‌اش را از همان ابتدا می‌گوید که این است و دیگر هیچ. این‌طور خیالش راحت است و می‌تواند سریع قرارداد را ببندد.

قراردادهای چابک چه انواعی دارند؟

حالا برویم سراغ قراردادهای چابک و ببینیم که چه شکلی هستند و به چه شیوه‌ای می‌خواهند این سوال ما را حل کنند. سه تا از رایج‌ترین مدل‌ها را می‌خواهم معرفی کنم. فقط در حد معرفی، واقعاً قرار نیست عمیق بشویم. ببینیم که چه شکلی هستند.

مدل زمان و مواد (Time & Material) از مدل‌های قراردادهای چابک چه مدلی است و چگونه کار می‌کند؟

اولین مدل، مدل قرارداد مبتنی بر زمان و مواد یا (Time & Material) یا (T&M) است. بر اساس این مدل، کارفرما موظف است که هزینه زمانی که برای پروژه گذاشته می‌شود و موادی که مصرف می‌شود را پرداخت کند. مزیتی که دارد این است که به تیم اجرایی این انعطاف‌پذیری را می‌دهد که با خیال راحت هر زمان که خواستند، اندازه (Scope) پروژه را تغییر دهند و نیازمندی‌های جدیدی را اضافه یا حذف کنند. این باعث می‌شود که بتوانیم بهتر چابک رفتار کنیم، چون داستان‌های مربوط به پاسخ به تغییرات (Respond to Change) بالا می‌رود. اما از آن طرف، هزینه‌هایی که برای کارفرما دارد، غیر قابل پیش‌بینی می‌شود و ریسک را بالا می‌برد. اینکه من نمی‌دانم واقعاً می‌توانم از پس این پروژه بر بیایم یا نه، خودش یک نقص اساسی است که شاید مانعی بشود که کارفرما بپذیرد که سمت این مدل قرارداد برویم.

مدل جبران هزینه (Cost + Fixed Fee) از مدل‌های قراردادهای چابک چه مدلی است و چگونه کار می‌کند؟

مدل بعدی، قرارداد جبران هزینه یا Cost + Fixed Fee است. این مدل خیلی شبیه مدل T&M است، با این تفاوت که علاوه بر پرداخت هزینه‌های پروژه، در انتهای پروژه مبلغ ثابتی را به عنوان حق سرویس به تیم اجرایی پرداخت می‌کنند. این مدل به کارفرما کمک می‌کند که ریسک‌هایش را بهتر مدیریت کند، چون شفافیت بالا رفته و هزینه‌ها جدا شده‌اند. اما همچنان هزینه نهایی غیر قطعی باقی می‌ماند.

مدل هزینه هدف (Target Const) از مدل‌های قراردادهای چابک چه مدلی است و چگونه کار می‌کند؟

مدل بعدی، قرارداد هزینه هدف یا تارگت کاست کانترکت است. در این مدل، دو طرف توافق می‌کنند تا سر هزینه‌ای مشخص پروژه را جلو ببرند. وقتی به آن حد رسیدند، در مورد ادامه دادن یا متوقف کردنش صحبت می‌کنند. این مدل قرارداد برای تیم اجرایی انگیزه ایجاد می‌کند که بهینه کار کند و هزینه‌هایش را کنترل کند. اما احتمال این وجود دارد که تنش‌هایی بین دو طرف در صورت پرداخت نشدن هزینه هدف ایجاد شود.

جمع‌بندی اپیزود قراردادهای چابک یا اجایل

خوب، یک جمع‌بندی کنیم. سه مدل قرارداد چابک را مرور کردیم:

1. تایم اند متریال کانترکت (T&M)

2. کاست پلاس فیکس فی کانترکت (Cost Plus Fixed Fee Contract)

3. تارگت کاست کانترکت (Target Cost Contract)

هر سه این‌ها در مقایسه با قیمت ثابت یا Fixed Price که در پروژه‌های مدل Waterfall به کار برده می‌شود، عدم قطعیت بیشتری دارند. اما از آن طرف، این فرصت را می‌دهند که چابک‌تر رفتار کنیم. دو طرف باید سر این به توافق برسند که چه شیوه‌ای را واقعاً می‌خواهند پیش ببرند. خیلی جاها از مدل قیمت ثابت هم استفاده می‌شود: نیازمندی‌ها را داریم، شما یک Deadline بدهید، ما قیمت می‌دهیم. اما طبیعتاً نمی‌توان انتظار داشت که نیازمندی‌ها مدام تغییر کنند و در زمان مشخص به ددلاین برسیم. این داستان را چالشی‌تر می‌کند و واقعیت این است که مناسب فضای چابک نیست.

چیزی که من از تحقیقاتی که انجام دادم و برداشتم را به شما می‌گویم، این است که واقعیت این است که کشف کردن و در دنیای پیچیده خلق کردن یک محصول هزینه زیادی دارد و با این هزینه و عدم قطعیت باید کنار بیاییم تا بتوانیم به یک جایی برسیم.

امیدوارم این اپیزود به شما دید خوبی در مورد قراردادهای چابک داده باشد. واقعیت این است که یکی از جاهایی است که هنوز بکر است و آنقدرها رویش کار نشده است همینجاست. در صورتی که واقعاً نیاز است و باید افراد بیایند و روش کار کنند. امیدوارم که یکی از شما باشید. احتمالاً می‌شود بیشتر در موردش صحبت کرد، اما هدف من این بود که فقط باب مسئله را باز کنم و سرنخ بدهم تا اگر علاقمند هستید، بیشتر در موردش تحقیق کنید. اگر هم شما در موردش بیشتر می‌دانید، خوشحال می‌شوم که این را حتما به اشتراک بگذارید تا هم من استفاده بکنم هم افراد دیگری که علاقه‌مند هستند. خوب و خوش باشید تا درودی دیگر بدرود.