ساختار ۱-۲-۴-همه چیست؟ با پدرام کشاورزی

آیا تا به حال در جلسات کاری احساس کرده‌اید فقط چند نفر صحبت می‌کنند و باقی افراد ساکت‌اند؟ یا حس کرده‌اید که جلساتتان بیش از حد یک‌طرفه است و خروجی‌های مشخصی ندارد؟ تکنیک ۱-۲-۴-همه یکی از ابزارهای موثر برای حل این مشکل است؛ روشی ساده و ساختارمند برای درگیر کردن همه افراد در تولید ایده، طرح سؤال، و ارائه پیشنهاد.

این تکنیک بخشی از مجموعه‌ای به نام ساختارهای رهایی‌بخش (Liberating Structures) است که با هدف تسهیل گفتگو، تصمیم‌گیری جمعی و بهبود عملکرد تیم‌ها طراحی شده‌اند.

چرا تکنیک 1-2-4-همه را انتخاب کنیم؟

• درگیر کردن همه اعضای جلسه بدون استثنا

• افزایش کیفیت گفتگوها از طریق تفکر فردی و مشارکت تدریجی

• ایجاد فضای امن برای بیان دیدگاه‌های متنوع

• تبدیل جلسات خسته‌کننده به بحث‌های هدفمند و زنده

• جلوگیری از سلطه افراد پرحرف و تشویق مشارکت همگانی

این ساختار به ویژه برای مدیرانی که می‌خواهند جلساتی اثربخش‌تر و مشارکتی‌تر داشته باشند، یک ابزار فوق‌العاده است.

مراحل اجرای ساختار ۱-۲-۴-همه

۱. طرح سؤال محرک

برای شروع، یک سؤال چالشی و مشخص مطرح کنید؛ مانند:

• چه فرصت‌هایی برای پیشرفت در این چالش وجود دارد؟

• اگر جای مدیر پروژه بودید، چه اقدامی می‌کردید؟

• چه ایده‌ای برای بهبود عملکرد تیم دارید؟

۲. چیدمان فضا

• محدودیتی در تعداد شرکت‌کنندگان وجود ندارد.

• می‌توان از میز استفاده کرد یا بدون میز نشست.

• داشتن کاغذ یا دفترچه یادداشت برای نوشتن ایده‌ها توصیه می‌شود.

۳. ترتیب گفتگو

ساختار به صورت تصاعدی پیش می‌رود:

1. 1 دقیقه – تفکر فردی:
   هر فرد به‌تنهایی درباره سؤال فکر می‌کند و ایده‌های خود را یادداشت می‌کند.

2. 2 دقیقه – گفتگوی دونفره:
   شرکت‌کنندگان به‌صورت زوجی ایده‌هایشان را با هم به اشتراک می‌گذارند.

3. 4 دقیقه – گفتگوی چهارنفره:
   هر دو زوج با هم ترکیب می‌شوند و ایده‌ها را مقایسه می‌کنند.

4. 5 دقیقه – گفتگوی گروهی:
   از هر گروه چهارنفره خواسته می‌شود که یک ایده‌ شاخص را با کل جمع در میان بگذارد.

نکات کلیدی برای موفقیت

• مرحله‌ی تفکر فردی را جدی بگیرید؛ این پایه‌گذار تفکر مستقل است.

• زمان‌بندی را با دقت مدیریت کنید؛ از تایمر یا زنگ استفاده کنید.

• اجازه ندهید گروه‌ها صحبت‌های تکراری مطرح کنند.

• قضاوت یا رد ایده‌ها را به تأخیر بیندازید؛ همه چیز باید روی میز بیاید.

• نظم در نوبت‌دهی صحبت بسیار اهمیت دارد؛ در هر لحظه فقط یک نفر صحبت کند.

• در صورت سطحی بودن گفتگو، اجرای دوباره ساختار کاملاً مجاز و مفید است.

موارد کاربرد تکنیک 1-2-4-همه

• پس از پایان یک سخنرانی یا ارائه، برای جمع‌بندی و بازخورد

• هنگام شکل‌گیری خودجوش یک بحث در تیم

• در جلسات مدیران برای استخراج دیدگاه‌های متنوع

• برای حل مسائل پیچیده یا ایجاد اجماع در تصمیم‌گیری

• در جلساتی که یک یا چند نفر سلطه کلامی دارند و سایر اعضا ساکت‌اند

• هنگام بن‌بست فکری یا توقف در ایده‌پردازی

یک تجربه واقعی

در کتاب Liberating Structures، کریگ یتمن در جریان تصمیم‌گیری درباره‌ی یک ادغام مهم سازمانی، از همین ساختار استفاده کرد و توانست طی زمان کوتاهی یک تصمیم مشترک و قابل اجرا از تیم خود بگیرد. او نام این فرآیند را «تصمیم‌گیری جمعی ساده برای موضوعات مهم» گذاشت.

نتیجه‌گیری: گفتگوی سالم یک مهارت سازمانی است

تکنیک 1-2-4-همه نه‌تنها یک ابزار تسهیل‌گری، بلکه تمرینی برای رشد عضله گفتگوی سالم در سازمان‌هاست. مدیرانی که این تکنیک را به‌درستی به کار می‌گیرند، به‌تدریج شاهد بهبود کیفیت تعاملات تیمی، افزایش حس مالکیت کارکنان نسبت به ایده‌ها و کاهش وابستگی به مدیر در جلسات خواهند بود.

اگر به‌دنبال این هستید که جلسات کاری‌تان کوتاه‌تر، مؤثرتر و مشارکتی‌تر باشند، از همین امروز این ساختار را امتحان کنید.

منابع و پیشنهاد ویژه

برای آشنایی بیشتر با ساختارهای رهایی‌بخش و دریافت نسخه فارسی‌شده آن‌ها، به وب‌سایت اجایل گپ سر بزنید. همچنین می‌توانید اپلیکیشن معرفی‌شده توسط Holisticon را از گوگل پلی و اپل استور دریافت کنید. این اپ امکاناتی نظیر فیلتر براساس هدف جلسه، زمان‌بندی و ابزار موردنیاز دارد. همچنین پدرام کشاورزی این ساختارها را علاوه بر اپلیکیشن در وبسایت اجایل‌ورس ترجمه کرده است.